Kontrola z Urzędu Skarbowego: Jak się do niej przygotować krok po kroku?

Kontrola skarbowa to doświadczenie, które – prędzej czy później – może spotkać większość przedsiębiorców. Sama myśl o urzędnikach sprawdzających dokumentację firmy bywa stresująca. Jednak solidne przygotowanie i znajomość procedur mogą znacznie usprawnić cały proces i pomóc w uniknięciu niepotrzebnego napięcia. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik krok po kroku, dzięki któremu skutecznie przygotujesz się do kontroli z Urzędu Skarbowego.

Zawiadomienie o kontroli – co musisz wiedzieć?

Pierwszym sygnałem o zbliżającej się kontroli z Urzędu Skarbowego jest oficjalne zawiadomienie. Zgodnie z przepisami, powinno ono wpłynąć do firmy na 7–30 dni przed planowanym rozpoczęciem czynności kontrolnych.

• 7 dni – minimalny czas, który powinien upłynąć od momentu otrzymania zawiadomienia do dnia rozpoczęcia kontroli, chyba że wyrazisz zgodę na wcześniejsze działania.
• 30 dni – maksymalny termin, po którym, jeśli kontrola nie zostanie wszczęta, urząd musi wystosować nowe zawiadomienie.

Co istotne, w piśmie znajdziesz informacje dotyczące zakresu kontroli – np. jakie podatki, jakie okresy rozliczeniowe czy konkretne aspekty działalności będą weryfikowane. Dzięki temu już na starcie wiesz, na czym najbardziej się skupić.

Jak przygotować niezbędną dokumentację?

Po otrzymaniu zawiadomienia masz cenny czas na przegląd dokumentów i weryfikację, czy wszystko jest w porządku.

1. Zidentyfikuj zakres kontroli. Jeśli urząd informuje, że będzie sprawdzana np. poprawność rozliczenia podatku VAT za ostatni rok, skup się na fakturach, deklaracjach oraz rejestrach VAT z tego okresu.
2. Sprawdź kompletność dokumentów. Upewnij się, że masz wszystkie faktury (sprzedażowe i kosztowe), dowody wpłat, potwierdzenia przelewów oraz inne dokumenty wymagane przy rozliczeniach podatkowych.
3. Zweryfikuj ewentualne błędy. Jeśli odkryjesz nieścisłości (np. w KPiR lub deklaracjach podatkowych), możesz je poprawić, zanim inspektorzy zaczną kontrolę.
4. Przygotuj dokumenty systemowe. Gdy korzystasz z elektronicznych systemów księgowych, sprawdź, czy możesz wyeksportować dane w formatach akceptowanych przez Urząd Skarbowy (np. JPK).

Wskazówka: Dobrą praktyką jest bieżące archiwizowanie dokumentacji oraz tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu szybko odnajdziesz potrzebne pisma, faktury czy rejestry.

Korekta deklaracji przed kontrolą – czy to możliwe?

Tak, korekta deklaracji jest możliwa pod warunkiem, że zostanie złożona przed oficjalnym rozpoczęciem kontroli. W praktyce oznacza to, że jeśli dostajesz zawiadomienie o kontroli, a kontrola jeszcze się fizycznie nie zaczęła, masz czas, by wprowadzić poprawki w swoich rozliczeniach (wraz z odpowiednim uzasadnieniem) i ewentualnie uregulować zaległości wraz z odsetkami.

Jeśli kontrola już się rozpoczęła w danym obszarze (np. kontrolowane jest rozliczenie podatku dochodowego za 2023 rok), korekta w tym zakresie zwykle nie jest już możliwa aż do momentu zakończenia kontroli.

E-kontrola z Urzędu Skarbowego – o czym pamiętać?

Urząd Skarbowy coraz częściej korzysta z tzw. e-kontroli. To forma weryfikacji, w której:

• Urzędnicy pobierają dane bezpośrednio z Twojego systemu finansowo-księgowego.
• Analizują je przy użyciu specjalistycznych narzędzi informatycznych.

Aby się do niej przygotować:

1. Poinformuj urząd o rodzaju oprogramowania – jeśli to możliwe, przedstaw wersję systemu oraz formaty eksportu danych.
2. Upewnij się, że system jest właściwie skonfigurowany i że dokumentacja w nim zawarta jest pełna i spójna.
3. Zadbaj o bezpieczny kanał przekazania danych – czasem urząd prosi o dostarczenie plików (np. JPK), a czasem dokonuje „zdalnego pobrania” danych.
   
   

Tłumaczenie dokumentów w języku obcym

Jeśli Twoja firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, możesz mieć w obiegu umowy i faktury w innym języku. Podczas kontroli urzędnicy mogą zażądać tłumaczenia takiej dokumentacji na język polski.

• Tłumaczenie powinno być wykonane przez tłumacza przysięgłego, aby urząd je zaakceptował.
• Koszty tłumaczenia ponosi przedsiębiorca.

Warto więc zawczasu przeanalizować, które kluczowe dokumenty powinny mieć już przygotowaną wersję w języku polskim.

Obowiązki i prawa przedsiębiorcy podczas kontroli

Twoje obowiązki:

• Udostępnienie dokumentów związanych z zakresem kontroli.
• Zapewnienie dostępu do pomieszczeń firmy, w których przechowywana jest dokumentacja.
• Umożliwienie oględzin majątku i ewentualnego spisu z natury.
• Zapewnienie warunków do pracy dla kontrolerów (dostęp do stołu, krzeseł, miejsca na dokumenty).

Twoje prawa:

• Uczestnictwo w kontroli – możesz być obecny przy wszystkich czynnościach.
• Składanie wyjaśnień – ustnie i pisemnie, a także zgłaszanie uwag do protokołu.
• Wyznaczenie pełnomocnika lub reprezentanta (np. doradcy podatkowego), który będzie Cię reprezentował w trakcie kontroli.
• Ograniczenie udostępnianej dokumentacji wyłącznie do zakresu, który został wskazany w zawiadomieniu.
• Wniesienie sprzeciwu w razie prowadzenia czynności niezgodnie z prawem.

Brak obecności przedsiębiorcy w trakcie kontroli – jak to rozwiązać?

Zdarzają się sytuacje, w których właściciel firmy nie może być obecny podczas kontroli (np. choroba, pilny wyjazd służbowy). Wtedy należy:

1. Wyznaczyć pisemnie pełnomocnika (kogoś zaufanego lub doradcę podatkowego), który będzie reprezentował przedsiębiorcę.
2. Upewnić się, że posiada on odpowiednie uprawnienia – może to być zarówno upoważnienie do reprezentowania w czasie kontroli, jak i szersze pełnomocnictwo ogólne.

Dzięki temu kontrola będzie mogła toczyć się bez zbędnych utrudnień.

Jak przygotować zespół na kontrolę?

Ważne jest, aby nie tylko Ty, ale również Twoi pracownicy, szczególnie ci odpowiedzialni za księgowość i finanse, wiedzieli o nadchodzącej kontroli.

• Poinformuj ich o dacie i zakresie kontroli.
• Zadbaj o spójność komunikacji wewnątrz firmy.
• Przypomnij o zasadach udzielania wyjaśnień – pracownicy mogą być proszeni o uzupełnienie informacji na temat określonych dokumentów lub transakcji.

Takie działania zapobiegają chaosowi i sprzyjają sprawnemu przebiegowi kontroli.

Podsumowanie – skuteczne przygotowanie kluczem do spokoju

Kontrola z Urzędu Skarbowego nie musi być powodem do paniki. Odpowiednie kroki podjęte we właściwym czasie umożliwiają przejście przez ten proces bez zbędnego stresu. Pamiętaj, że najważniejsze jest:

• Bieżące i skrupulatne prowadzenie dokumentacji,
• Znajomość swoich praw i obowiązków,
• Terminowa reakcja na zawiadomienie o kontroli.

W KAZUZ wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniach do kontroli podatkowych i doradzamy w sprawach księgowo-podatkowych. Dzięki wiedzy i doświadczeniu naszych ekspertów możesz skupić się na rozwoju firmy, pozostawiając kwestie formalne specjalistom.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!